Blogi

Vinkit hyvään tarjouspyyntöön

8.4.2020

Tarjouspyyntö on pieni osa rakennusprojektin kokonaisuutta. Toisaalta se on hankkeen alkumetreillä ensimmäinen asia, joka luo siltaa tilaajan ja urakoitsijan välille ja tarjouspyynnön sisältämä aineisto määrittää koko urakan rungon. Millainen on hyvä tarjouspyyntö ja millaisia seikkoja tilaajan on syytä ottaa huomioon, jotta hän saisi mahdollisimman hyvin hankettaan palvelevia tarjouksia?

Tiivistä oleelliset perustiedot

Kun saamme tarjouspyynnön, teemme siitä laskentapäätöksen. Tarjouksen laskentaan kuluu normaalisti muutamasta tunnista useisiin työpäiviin riippuen siitä, kuinka informatiivinen ja selkeä tarjouspyyntö on. Paljon esiselvitystä ja ylimääräistä tiedonhakua vaativat tarjouspyynnöt jäävät helpommin laskematta, vaikka laskemmekin niitä varsin hyvällä prosentilla.

  • Tiivistä kohteen ja hankkeen perustiedot selkeästi ja ytimekkäästi. Mitä halutaan, missä määrin ja minne?
  • Muista: mikään tieto kohteesta ei ole liian itsestään selvä sellaiselle, joka ei siitä mitään tiedä.
  • Käytä laadukkaita kuvia urakkatiivistelmän tukena. Kuvat kertovat usein enemmän kuin pino asiakirjoja.


Dokumenttien määrä ei korvaa laatua

Tarjouspyynnön kokonaisuuteen sisältyy aina vähintään tarjouspyyntölomake, työselitys, urakkaohjelma, lakisääteisiä työturvallisuuteen liittyviä selontekoja sekä varsinaiset suunnitelmapiirustukset. Jo pelkkä työselitys saattaa olla yli 50-sivuinen, joten erilaisia dokumentteja saattaa kertyä vino pino. Suuri osa materiaalista on monesti hyvin yleisiä, mihin tahansa hankkeeseen soveltuvia asiakirjoja, jotka eivät suoranaisesti kerro mitään kyseessä olevasta hankkeesta. Tarjousta laskevan henkilön on kuitenkin käytävä koko raskas nippu läpi, sillä massan keskeltä löytyy hyvin todennäköisesti myös jotain hankkeen kannalta oleellista tietoa.

  • Määrä ei korvaa laatua. Keskity hankkeen kannalta oleellisen tiedon keräämiseen ja jäsentele tiedot selvästi.
  • Pääsääntöisesti alle 10-sivuinen työselitys riittää kertomaan hankkeen kannalta merkittävän tiedon.
  • Erilaisia rakentamiseen liittyviä yleisiä sääntöjä, sekä sopimus- ja laatumääräyksiä ei tarvitse erikseen avata. Riittää, että on mainittu minkä määräysten mukaan toimitaan ja viitataan niihin.
  • Rakennuttajat laativat valitettavan harvoin määräluetteloja ja liittävät tarjouksiin sidottuja määriä. Määräluettelojen laatiminen parantaa oleellisesti tarjouspyynnön laatua ja helpottaa samalla tarjousten vertailua – määrien laskeminen täytyy kuitenkin tehdä, jo kustannusarviovaiheessa, joten niiden poisjättäminen on turhaa.


Avoimet tarjouskilpailut kehittävät koko alaa

Julkisella puolella tarjouskilpailut ovat avoimia. Emme näe mitään syytä, miksi myös yksityisiä kilpailutuksia ei voitaisi muokata avoimempaan suuntaan. Osittain kyse on ihan kohteliaisuuden pelisäännöistä, parhaimmillaan avoimuus kilpailutuksissa antaa kuitenkin kaikille avaimet toimintansa kehittämiseen.

Jos yksityisellä puolella hintojen avoimuus on liian suuri kertaharppaus, niin pienin askelin tarjousprosessia voisi sielläkin viedä avoimempaan suuntaan.

  • Kerro tarjouspyynnössä, mihin mennessä päätös tehdään.
  • Ilmoita myös siitä, että ilmoitat jokaiselle tarjoajalle, kun valinta on tehty. Kerro myös, mitä tietoja jaat kilpailuun osallistuville.
  • Avaa selkeästi valintakriteerit. Jotta tarjous saataisiin muokattua mahdollisimman täydellisesti tilaajan tarpeita vastaavaksi, on valintaperusteiden esilletuominen tärkeää.

Vinkki: On sinun etusi kertoa tarjouspyynnössä, kuinka monelta yritykseltä tarjousta on pyydetty. Mitä kompaktimpi määrä, sitä parempaa taustatyötä ja esivalintaa urakoitsija tietää sinun tehneen. Hyvin laadittuun tarjouspyyntöön ei jätetä vastaamatta. Jos urakoitsija kokee kuuluvansa jo valittuun joukkoon, lisää se motivaatiota entisestään.

Avoimuuden ei tietenkään tarvitse päättyä siihen, kun tarjouspyyntö on saatu matkaan. Yrityksiä hyödyttää suunnattomasti tietää, miten se sijoittui kilpailussa ja mitkä olivat mahdolliset syyt sille, ettei tullut valituksi. Näin yritykset voivat kehittää omia prosessejaan ja mahdollisesti jakaa painotuksiaan tulevissa tarjouskilpailuissa eri tavalla.

Ennen kuin lähetät tarjouspyynnön

Kun teet pohjatyötä ja esivalintaa ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä, järjestät tehokkaamman tarjouskilpailun. Jos roiskit nopean googlauksen perusteella sinne tänne, saatat osua johonkin. Kun taas tiedät tarkalleen mitä haluat, olet jo askeleen lähempänä onnistunutta yhteistyötä.

  • Tutustu urakoitsijoihin vähän ”pintaa syvemmältä”. Selaa referenssejä, lue taloustietoja ja kuulostele ihmisten kokemuksia ja mielipiteitä.
  • Rajaa mahdolliset kumppanit siten, että niiden osaaminen ja resurssit vastaavat hankettasi ja sen laajuutta.
  • Mieti myös, mikä urakkamalli soveltuu hankkeeseesi parhaiten? Onko perinteinen kokonaisurakka juuri tähän hankkeeseen paras vaihtoehto. Vai olisiko hankkeesi tapauksessa parempi, jos toisit urakoitsijan osaamisen ja kyvykkyyden mukaan hankkeeseen jo suunnitteluvaiheessa?


Näin hyödyt hyvästä tarjouspyynnöstä

Näiden vinkkien tarkoitus ei ole helpottaa meidän työtaakkaamme. Haluamme tarjota sinulle vinkkejä, joilla sinä saat mahdollisimman hyvät eväät kumppanin valintaan. Kun saamme selkeitä ja hyvin jäsenneltyjä tarjouspyyntöjä, laskemme tarjouksia mielellämme. Kun mukana on kaikki tarvittava tieto, meidän ei myöskään tarvitse laskea mukaan niin paljon riskivarauksia, joten saat tarjouspyynnöt tarkempina.

  • Saat enemmän tarjouksia
  • Saat tarkemmin laskettuja tarjouksia
  • Saat tarpeitasi vastaavan kumppanin
  • Sinulle pystytään kertomaan myös nopeasti, mikäli yritys ei pysty vastaamaan tarpeeseesi.

Suosittelemme lämpimästi panostamaan tarjouspyynnön laatimiseen. Tarjouspyynnön rakenne ja laatu vaikuttavat voimakkaasti siihen, millaisen kumppanin kanssa sinä hankkeesi toteutat ja mihin hintaan. Matka tarjouspyynnöstä hankkeen valmistumiseen on pitkä. Sen varrelle mahtuu monta mutkaa, joista jokaisessa kumppanuus joko säästää, tai tuhlaa resurssejasi.