Tuottavuuden esteiden purkaminen lähtee itsestä

Respect Projectilla aloitettiin suunniteltu ja järjestelmällinen siirtyminen kohti etätyöskentelyä ja etäpalavereja rakennusalan erityispiirteet huomioiden. Motiivi tähän syntyi siitä, että halusimme aidosti muuttaa työtapojamme.

Olimme etunojassa ja aloitimme oman projektimme jo syksyllä 2019, joten ajoitus oli hieman erilainen, kuin monella muulla yrityksellä keskellä koronakevättä. Näin jälkeenpäin tarkasteltuna tämä projektimme ei olisi voinut osua paljon parempaan ajankohtaan: web-kameroita ja Jabroja oli vielä verkkokauppojen varastot pullollaan.

Tuottavuus ennen kaikkea

Työmaamme ovat tyypillisesti hajallaan pitkin Uuttamaata. Yhteisiä palavereja kannattaa kuitenkin pitää, vaikka työnjohtajilla voi olla helposti tunnin ajomatka toimistolle. Meidän tulkintamme on, että palaverien pitämättä jättäminen maksaa enemmän kuin niihin käytetty aika. Mutta mihin se aika menee? Autolla ajamiseen vai palaveriin – se on valinta.

Rakennusala on ollut innokas ottamaan käyttöön erilaisia tapoja optimoida ajankäyttöä ja tehostaa toimintaa, järjestelmiä kyllä riittää. Tuottavuuden nousu on kuitenkin ollut olematonta, itseasiassa tuottavuus ei ole käytännössä noussut 40 vuoteen. Tuottavuuden lisäksi toimintatavat ovat monin tavoin jämähtäneet. Kirjoituskone on vaihtunut tietokoneeseen ja puhelin langattomaan versioon mutta siinäpä se.

Esimerkiksi työmaakokousten, suunnittelukokousten osalta on aivan normaalikäytäntö, että ihmiset ahtautuvat toimistokonttiin tai taloyhtiön kellariin rakennettuun työmaatoimistoon. Kokouksissa voi olla välillä niin paljon väkeä, ettei pöydän toiseen päähän kanna ääni. Tämä on seurausta siitä, että kokouksissa on oltava läsnä, ja fyysinen osallistuminen on usein ainoa tapa.

Papereiden pyörittämistä muodon vuoksi

Rakennusala pyörii yhä papereiden ympärillä. Esimerkiksi työmaakokouspöytäkirja on virallinen dokumentti. Kokoukseen mennään, koska halutaan säilyttää puheoikeus ja saada asiat kirjattua. Kuponkeja ja pöytäkirjoja täytellään sitä hetkeä varten, jos asiat eivät menekään enää hyvin. Mahdollisia vastuita, tehtyjä päätöksiä tai ilmenneitä ongelmia joudutaan välillä selvittämään jälkeenpäin. Rakennuttajat vaihtuvat, yrityksissä saattaa vaihtua toimihenkilöt. Parhaimmillaan epäselviä asioita selvittää ryhmä ihmisiä, joista kukaan ei ole ollut mukana hankkeessa. Näissä tapauksissa palataan aina kirjalliseen aineistoon, mitä urakassa on tuotettu: urakkasopimus liitteineen, työmaakokouspöytäkirjat, vastaanottotarkastuksen pöytäkirja ja niin edelleen. Eli dokumentit kertovat totuuden ja papereita luetaan siinä vaiheessa, kun ongelmia ilmenee.

Toisinaan ongelmana on se, että dokumentin laatija kirjoittaa siihen oman subjektiivisen näkemyksensä asiasta. Tästä johtuen dokumentit laaditaan ja sitten niitä kierrätetään hyväksytettävänä ja allekirjoitetaan työmaakokouksissa – siis juuri niissä, joihin kaikki vaivautuvat, ettei tämä vaihe menisi ohi. Tässä vaiheessa homma ei vaikuta enää kovin tehokkaalta.

Tehokkuus ennen muuta

Olemme keskustelleet yrityksessämme paljon siitä, miten asiat voisi tehdä toisin. Otetaan esimerkiksi työmaakokous. Miksi kokouksia ei tallenneta paperidokumentin laatimisen sijaan?  Tällöin sanomiset tulisivat dokumentoitua aukottomasti.

Tallenteen kaveriksi riittäisi vain yksinkertainen tehtävälista, jossa todetaan milloin ja mitä kukin on luvannut tehdä. Tällä päästäisi eroon epäselvistä tulkinnoista, aikaa vievistä eipäs-juupas-väittelystä ja monista turhista riidan aiheista. Tämä on tärkeää varsinkin siinä vaiheessa, kun asioita selvittelevät jälkikäteen juuri sellaiset ihmiset, jotka eivät edes ole olleet asioista sopimassa.

Yhdistetään edellinen sellaiseen skenaarioon, jossa koko organisaation ei tarvitsisi keräytyä eri puolilta maakuntaa sinne kellariin istumaan pariksi tunniksi. Voisiko edes osa porukasta osallistua etänä? Vielä viime syksynä tämä tuntui melkein mahdottomalta ajatukselta.

Asenne ratkaisee

Etäyhteydet on koettu hankalaksi ja vaikka alalla on paljon nuorempiakin ihmisiä, niin tietyt asenteet ovat periytyneet. Alalla on paljon vanhempia ammattilaisia – siis niitä, jotka eivät ole mitään kirjainsukupolvea. Kokeneita ammattilaisia kuunnellaan ja näkemyksiä arvostetaan. Rakennusalalla työskentelevät yli viisikymppiset äijät eivät kuitenkaan ole niitä ”varhaisia omaksujia”. Me siis tiedämme tämän, koska meillä on näitä samoja setiä töissä. Muita on helppo käskeä, mutta omien toimintatapojen muuttaminen on vaikeaa.

Tarvittiin koronavirus muuttamaan ihmisten asenteita ja todistamaan, että videoneuvottelu on ihan aito vaihtoehto. Itseasiassa moni on huomannut, että tämä on miellyttävämpi ja tehokkaampi vaihtoehto, kuin työmaalla istuminen. Rakennuttaja voi osallistua kokoukseen omalta toimistoltaan, samoin käyttäjä tai vuokralainen.

Se aito työmaan tunnelma, johon kuuluu huono kahvi pahvimukista ja parkkipaikan metsästäminen työmaan lähistöltä, tuntuukin yhtäkkiä vähemmän miellyttävältä vaihtoehdolta. Etänä onkin ihan ok olla. On tärkeää, että muut hyväksyvät sen fyysisen läsnäolon olevan vähemmän tärkeää kuin aidon osallistumisen etänä.

Väitän, että koronan tuoma tilanne, joka lataa rakennusalan päälle epävarmuutta ja pelkoja, samalla mahdollistaa alalle järisyttävän tuottavuusloikan. Se syntyy asenneloikasta kohti sitä, että valmista tekniikkaa aletaan hyödyntää toden teolla.

Kokoustallenne vain klikkauksen päässä

Palataan tähän esimerkkiini tuiki tavallisesta työmaakokouksesta: Jos edes joku osallistuu etänä kokoukseen, niin kokouksen tallentaminen on yhden klikkauksen päässä. Mitä jos tästä tehtäisiin standardi? Voitasiko todeta, että kokouspöytäkirjaa ei pidetä, koska kokous tallennetaan ja tästä johtuen puheenjohtaja listaa vain tehtävät ja vastuuhenkilön ja tehtävien aikataulut? Entä jos jokainen kokous olisi automaattisesti tarjolla myös etäversiona? Saataisiinko tällöin tärkeä suunnittelija helpommin osallistumaan kokoukseen vain siksi hetkeksi, jolloin häntä tarvitaan kokouksessa ja suunnittelija voisi käyttää aikansa autoilun sijaan työhönsä. Esimerkkejä piisaa lähes loputtomiin.

Muutokset ja uudet toimintatavat edellyttävät sopimista ja järjestelyä. Jos kokoukset tallennetaan, liittyy niihin luonnollisesti esimerkiksi henkilö-, tietosuoja- ja arkistointivelvoitteet. Argumenttini kuitenkin kuuluu, ettei mitään uutta tarvitse välttämättä lähteä keksimään. Olemassa olevan tekniikan sovellukset riittävät pitkälle. Tuottavuuden esteiden purkaminen lähtee jokaisen pään sisältä. Koko alan tuottavuuden kasvua ei kokouksia järjestelemällä ratkaista, mutta kokonaisuus muodostuu osista. Ilmiselvistä ja helpoiten ratkaistavista hukkaa tuottavista asioista kannattaa hankkiutua ensimmäisenä eroon.